【生活法律】使用或保有個人資料，應該注意些什麼？

特別來賓：台北地檢 蕭奕弘檢察官

▍生活議題法律講解：使用或保有個人資料，應該注意些什麼？

在我們的日常生活中，無時無刻都會接觸到個人資料，也把自己的個人資料留在許多地方。那麼，使用或保有個人資料，應該注意些什麼呢？

什麼是個人資料？

個人資料保護法（以下稱個資法）規定，凡是可以直接或間接方式識別該個人之資料，都是法律所保護的個人資料。

個資法裡面，把六種個資拿出來特別保護，我們稱為敏感性個資，包括病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查、犯罪前科。

什麼時候可以合法的使用個人資料？

個資法把個資的使用樣態分成：蒐集、處理跟利用三個階段。
舉例來說，公司招募新員工，一開始會請員工填人事資料表，這個過程就是在搜集新員工的個資。收到人事資料表後，公司人事室會把員工資料建檔，這個過程稱為處理。之後，公司可能在員工任職期間，因為需要而使用個資。比如為了給付薪資，使用員工的金融帳號作為匯款之用；使用身分證字號來投保勞健保等，這個過程稱為利用。

依照個資法規定，在蒐集、處理個人資料時，需要有一個特定目的，並且符合法定要件，比如公務機關為了執行法定職務所必要，或是非公務機關和個資當事人之間存在契約關係，而且已經採取適當的安全措施。

後續的利用，也都要在原本特定目的的必要範圍，如果要把原本蒐集的個資做原本蒐集目的外的利用，則需要符合個資法規定的要件才可以，比如說法律有明文規定或經當事人同意等等。

違法使用個資，會有什麼責任？

如果違反使用個資的規定，可能會有民事跟刑事責任。

首先是刑事責任，個資法第41條規定：意圖為自己或第三人不法之利益或損害他人之利益，而違反個資法關於公務、非公務機關使用個資的規定，足生損害於他人者，處五年以下有期徒刑，得併科新臺幣一百萬元以下罰金。

舉個例子來說，有一位先生在一個舞蹈視頻下方留言影射影片提供者是非法舞團，並寫下舞團成員的住址及手機。這裡除了可能涉及公然侮辱之外，也會有違法使用個資的行為，而有刑事責任。

其次，則是民事責任，因為反個資法規定，致個人資料遭不法蒐集、處理、利用或其他侵害當事人權利者，負損害賠償責任。

比如，有位金融機構的員工，查詢表親帳戶資料，提供給自己母親跟祖母，表親提起民事訴訟，法院判陪金融機構和透露個資的員工連帶賠償。

保有個資的機關，應該注意什麼？

不管是公務或非公務機關，保有個人資料，都應採行適當之安全措施，防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。

這裡所謂的適當安全措施，依照個資法施行細則的規定，包括技術上及組織上之措施，除了要有資訊安全的技術防護外，也要針對使用者安全管理、提供教育訓練。

比如，配置管理之人員及相當資源、界定個人資料之範圍、個人資料之風險評估、管理及事故之預防、通報及應變機制、內部管理程序、資料安全管理及人員管理、認知宣導及教育訓練、設備安全管理、資料安全稽核機制、使用紀錄、軌跡資料及證據保存、個人資料安全維護之整體持續改善等。

不管是公務或非公務機關，一旦發現因為違反個資法規定，致個人資料被竊取、洩漏、竄改或其他侵害者，應查明後以適當方式通知當事人。舉例來說，如果公司發現顧客資料外洩，就必須要查明情況後，儘快地將個人資料被侵害之事實及已採取之因應措施，以適當方法通知顧客。

當事人對保有個資的單位，有什麼權利？

有三種權利。
第一，可以請求查詢閱覽或請求提供保有的個資副本。舉例來說，臉書在設定裡面，有個功能是下載資料副本，讓你可以下載曾分享的貼文、訊息、相片，以及IP位址。

第二，可以請求補充或更正。之前曾經發生因為通緝的身分證號碼錯誤，這種情況就可以請求更正錯誤的通緝個資。

第三，當公務或非公務機關違法使用，或者蒐集特定目的消失或期限屆滿時，可以請求刪除、停止處理或利用。比如，您原本加入某家商店成為會員，當您退出之後，原本商店蒐集個資的目的是為了做會籍管理，此時已經沒有必要，應該主動或依您的請求而刪除、停止處理或利用。